Il posto di lavoro moderno è morto. I dipendenti si trascinano tra pratiche obsolete, camminando in un cimitero di routine irrilevanti. Questi modi di lavorare un tempo ben intenzionati hanno esaurito la loro utilità, soffocando la creatività e strangolando la produttività. Per sopravvivere e prosperare in futuro, dobbiamo sfidare lo status quo ed eliminare il peso morto che ci trascina verso il basso.
Le pratiche obsolete sono più di un semplice inconveniente; sono una fonte significativa di inefficienza. Considerate i risultati del report del 2023 di Capterra, “Work Friction is Causing Employees to Go Rogue”. I dipendenti che si impegnano in hacking di processo, ovvero l’atto di migliorare e semplificare i flussi di lavoro, possono rispondere all’imprevisto e hanno anche almeno il 20% in più di probabilità di superare gli obiettivi chiave. Tuttavia, molte organizzazioni rimangono incatenate da burocrazia e procedure antiquate.
L’impatto reale di questa inefficienza è sconcertante. Uno studio di ricerca McKinsey del 2023 ha rivelato che circa il 53% della forza lavoro è disimpegnata o attivamente disimpegnata. Questo disimpegno non solo ostacola la produttività, ma distrugge anche il valore. Al contrario, i dipendenti coinvolti creano valore e guidano il successo. La differenza tra questi due gruppi può essere la differenza tra un’azienda fiorente e una in fallimento. Vita e morte.
Quindi, come possiamo combattere questa apocalisse zombie sul posto di lavoro? La soluzione sta nel mettere alla prova i nostri processi e la burocrazia per concentrarci sul lavoro che conta davvero. L’obiettivo non è dare nuova vita a pratiche obsolete, ma piuttosto tagliare il peso morto.
Fase 1: fare il punto sui processi
Il primo passo per rilanciare i nostri luoghi di lavoro è fare il punto su tutti i processi attuali. Ciò implica definire cosa costituisce un lavoro di valore. Elencare tutte le attività e i processi e classificarli in base a quanto tempo richiedono rispetto al loro impatto. L’obiettivo è identificare ed eliminare le attività che consumano molto tempo ma hanno un impatto basso o nullo. Concentrandoci sulle attività ad alto impatto, possiamo liberare tempo e risorse per un lavoro più significativo.
Fai un ulteriore passo avanti identificando il lavoro ridondante e duplicato. Identifica se più persone stanno svolgendo lo stesso lavoro confrontando gli elenchi di attività tra i team. Potrebbero esserci anche ridondanze tra i reparti. Il risultato di questa pratica è ridurre gli sforzi sprecati per semplificare i flussi di lavoro, amplificando in definitiva l’efficacia del team e l’allocazione delle risorse.
Fase 2: identificare e sfidare la burocrazia
La burocrazia è la rovina della creatività e dell’efficienza. Soffoca l’innovazione e frustra i dipendenti. Per combatterla, dobbiamo iniziare a mettere in discussione la necessità di ogni processo. Chiediamoci se qualcosa deve davvero essere fatto in un certo modo o se è semplicemente una reliquia di un sistema obsoleto. Se una pratica ostacola la creatività e l’efficienza, è tempo di lasciarla andare.
Per far sì che questa diventi una pratica continuativa, poni regolarmente le domande giuste per scoprire se qualcosa è necessario o se potrebbe potenzialmente ostacolare. Potrebbe essere “E se non creassimo questo report?” oppure “Se dovessi formare un nuovo dipendente su questo compito, cosa gli direi per semplificare al massimo questo sforzo?” Domande provocatorie come queste possono aiutare a identificare inutili formalità burocratiche all’interno di un’organizzazione.
Passaggio 3: fai attenzione ad aggiungere nuovi progetti
Nella nostra ricerca di produttività, spesso cadiamo nella trappola di accettare nuovi progetti senza prima averci fatto spazio. Ciò porta a dipendenti sovraccarichi e a una concentrazione diluita. Prima di impegnarci in nuovi progetti, dai un’occhiata a quelli esistenti. Abbandona le cose non essenziali per fare spazio a quelle nuove. Questo assicura che non siamo solo occupati, ma produttivi e concentrati su ciò che conta davvero.
Impara a dire “Sì” e “No” con uno scopo e un intento. Per semplificare, considera un criterio per ciascuno. Rifiutare compiti e dire “No” è importante tanto quanto dire “Sì”. L’ottimizzazione della produttività e dell’efficienza inizia con la focalizzazione strategica del tuo tempo e dei tuoi compiti sui progetti più importanti.
Dai nuova vita al posto di lavoro
Le pratiche obsolete stanno soffocando la nostra creatività e produttività, ma non devono farlo. Facendo il punto sui nostri processi, sfidando la burocrazia e le inefficienze e adottando strategie sui nuovi progetti, possiamo trasformare i nostri luoghi di lavoro da cimiteri di inefficienza a centri dinamici di innovazione.
Immagina un ambiente di lavoro vivace in cui la priorità è una pratica quotidiana, la creatività prospera e i dipendenti sono coinvolti e motivati. Possiamo tagliare il peso morto, liberarci dalle catene delle pratiche obsolete, liberare il nostro pieno potenziale e concentrarci su ciò che conta davvero. Insieme, possiamo far rivivere i nostri luoghi di lavoro e mantenere vivo e fiorente lo spirito di produttività.
